Digitalisierung, demografischer Wandel und Fachkräftemangel: Wie die meisten Behörden sieht sich auch die Verbandsgemeinde Diez mit den vielfältigen Herausforderungen der Verwaltungsmodernisierung konfrontiert. Um diesen Aufgaben effektiv zu begegnen, widmet sich die VG Diez mit Unterstützung der Münsteraner PICTURE GmbH zielgerichtet dem Prozessmanagement. Dabei setzt die Verbandsgemeinde auf den verwaltungsübergreifenden Austausch im Prozessnetzwerk PICTURE improve.

Münster/Diez, den 05.09.2024 – Schon im Wahlkampf hatte Bürgermeisterin Maren Busch die prozessorientierte Modernisierung der Verbandsgemeindeverwaltung angekündigt – seit ihrem Amtsantritt setzt sie dieses Vorhaben konsequent um. Diez, mit rund 25.000 Einwohnenden im Rhein-Lahn-Kreis (Rheinland-Pfalz) gelegen, geht Prozessmanagement systematisch an. Mit der vollumfänglichen Identifikation aller durchgeführten Geschäftsprozesse konnte die Verwaltung schon 2023 einen wichtigen Grundstein für die Arbeit in den nächsten Jahren legen. Für viele Prozesse liegen inzwischen detaillierte Ablaufdiagramme (Prozessmodelle) vor, die dem Wissenserhalt sowie der Verbesserung der Verwaltungsabläufe dienen. Dies ist eine zentrale Investition in die Bürgerfreundlichkeit der Verwaltungsleistungen, gleichzeitig jedoch auch in die weitere Digitalisierung von Abläufen und die Gewährleistung der Rechtssicherheit.

Dem drohenden Wissensverlust effektiv entgegenwirken

Ganz besonders ist die Verbandsgemeindeverwaltung Diez vom demografischen Wandel und dem damit einhergehenden, drohenden Wissensverlust betroffen: Ein langjähriger Mitarbeiter aus der Bauleitplanung wird in wenigen Jahren in den Ruhestand treten und ist derzeit alleiniger Wissensträger für viele Abläufe. Um dieses Wissen zu sichern, dokumentierten und modellierten die Beteiligten in Diez alle betroffenen Prozesse. Nun ist das Wissen zentral festgehalten und erleichtert zukünftig die Einarbeitung der nachfolgenden Person.

Arbeitserleichterung durch Zusammenarbeit im Prozessnetzwerk

Um die Prozessmodellierung schneller und effizienter durchführen zu können, suchte die Verbandsgemeinde Diez den Austausch mit anderen Kommunen und griff auf das Prozessnetzwerk PICTURE improve zurück. Das Netzwerk bietet den Mitgliedern die Möglichkeit, ihre Prozessmodelle in der umfangreichsten Prozessbibliothek für die öffentliche Verwaltung in Deutschland mit über 500 anderen Organisationen zu teilen. So können sich die Verwaltungen an fast 1.700 bereits bestehenden Ablaufdiagrammen orientieren und im Vergleich zur grundlegenden Modellierung aller Prozesse erhebliche Zeiteinsparungen erreichen. Die Verbandsgemeinde Diez stellte nun selbst 98 Prozessmodelle, hauptsächlich aus den Bereichen Finanzen und Bauleitplanung, im Netzwerk bereit – weitere Prozessmodelle werden folgen.

Maren Busch ist die Vernetzung der Behörden untereinander ein wichtiges Anliegen: Sie regt an, dass die Kommunen weiter voneinander lernen sollten. Dem stimmt Barbara Krischke, Digitalisierungsbeauftragte in Diez, zu: „Wenn wir selbst Prozesse entwickeln, hilft es uns, auf die Erfahrungen anderer zurückzugreifen. Das macht die Arbeit effizienter und auch wir wollen unser Wissen weitergeben und andere teilhaben lassen.“

Prozessmanagement auch für kleine Kommunen mit begrenzten Ressourcen

Die Verbandsgemeinde Diez zeigt: Auch kleine Kommunen können mit systematischem Prozessmanagement zielgerichtet Verwaltungsabläufe dokumentieren und optimieren. Die PICTURE-Prozessplattform und das Prozessnetzwerk PICTURE improve ermöglichen dabei schnelle und konsequente Erfolge.

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus 58 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Seit Gründung im Jahr 2008 haben wir deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist.

Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeiter*innen im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.

Über die Verbandsgemeinde Diez

Die Verbandsgemeindeverwaltung Diez erledigt die Amtsgeschäfte für ihre 22 Ortsgemeinden und die Stadt Diez. Die Verwaltungsspitze besteht aus der Bürgermeisterin, Frau Maren Busch (parteilos) und vier Beigeordneten: hauptamtlicher Erster Beigeordneter Torsten Loosen (parteilos), 2. Beigeordnete Marie-Theres Schmidt (FWG), 3. Beigeordneter Günter Künzler (SPD), 4. Beigeordneter David Ochmann (CDU), die sie in der spezifischen Reihenfolge vertreten. Der Erste Beigeordnete ist hauptamtlich und in einem eigenen Geschäftsbereich/Dezernat tätig.

Die Verbandsgemeindeverwaltung Diez ist eingeteilt in fünf Fachbereiche:

1. Organisation und Soziales
2. Ordnung, Standesamt, Bürgerbüro
3. Planen, Bauen, Wirtschaftsförderung
4. Verbandsgemeindewerke
5. Finanzen und Kasse

Die Verbandsgemeinde Diez bietet ihren Bürgerinnen und Bürgern eine hohe Lebensqualität, zahlreiche Freizeitmöglichkeiten und eine gute Infrastruktur. Zudem engagiert sich die Verwaltung aktiv für die Entwicklung der Region und die Förderung des Zusammenhalts innerhalb der Gemeinden. Mit einem breiten Angebot an Dienstleistungen und einer starken Gemeinschaft ist Diez ein attraktiver Ort zum Leben und Arbeiten. Jede Gemeinde wird durch eine/n ehrenamtlichen Ortsbürgermeister/in vertreten, die Stadt Diez durch eine hauptamtliche Stadtbürgermeisterin. Die vielfältigen Gemeinden zeichnen sich durch ihre eigene Geschichte, Kultur und Traditionen aus, die das Gesamtbild der Verbandsgemeinde prägen.

Weiterführende Links:

• https://www.picture-gmbh.de
• https://www.picture-gmbh.de/prozessnetzwerk-improve/
• https://www.vgdiez.de/vg_diez/